Il processo di firma è semplice ed immediato poichè non richiede nè l'apertura nè lo scaricamento del documento. L'applicazione della firma digitale al documento richiede solo che sulla postazione di lavoro utilizzata per la sottoscrizione sia presente il dispositivo di firma, ovvero la nuova e più comoda chiave USB o la tradizionale smartcard con apposito lettore.

Il formato Adobe PDF è stato riconosciuto come standard di riferimento per la firma digitale (protocollo d'intesa tra il CNIPA e adobe Systems Inc. del 16/02/2006). Tale formato offre funzionalità di firma digitale trasparenti rispetto all'esigenza primaria di accedere con facilità ai documenti firmati. Il documento PDF con firma digitale infatti non subisce alcuna trasformazione in altro formato e, grazie al diffuso visualizzatore gratuito Adobe Reader, è possibile implicitamente verificare le eventuali firme digitali in esso contenute.